はじめに：なぜ「伝わる記録・報告書」が大切なのか
福祉・介護の現場では、記録や報告書は「支援の質を守る」ための重要なツールです。
一人ひとりの利用者の状況を正確に共有することで、支援方針の統一や安全なケアにつながります。
しかし、現場では「何を書けばよいかわからない」「伝わる文章にならない」と悩む職員も少なくありません。
ここでは、誰にでも実践できる「伝わる記録・報告書の基本ポイント」を紹介します。
記録・報告書の基本構成を押さえる
①「事実」と「感想」を分けて書く
支援記録で最も重要なのは「事実の記録」です。
たとえば、「Aさんは朝食を半分残した」と書くのは事実ですが、「食欲がなさそうだった」は感想にあたります。
報告書では、まず事実を正確に書き、必要であればその後に「考察」や「対応方針」を加えると伝わりやすくなります。
②「5W1H」で整理する
記録や報告は「誰が（Who）」「いつ（When）」「どこで（Where）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」を意識して書くと、内容に抜け漏れがなくなります。
例：
11月8日10時、食堂にて（When/Where）
利用者Bさんが（Who）立ち上がる際にバランスを崩し転倒（What）
直後に職員が介助し、安全確認を実施（How）
今後は歩行時の見守りを強化（Why）
このように整理することで、第三者にも伝わる明確な記録になります。
読み手を意識した「伝わる文章」にする
① 短く、具体的に書く
「丁寧に」「しっかりと」「いつも通りに」など、あいまいな表現は避けましょう。
文章は短く、1文1情報を意識します。
例：
×「Aさんはしっかりと食事をとった」
〇「Aさんは全量（200g）を自力で完食した」
② 主語と動作を明確にする
「〜した」「〜があった」といった文だけでは、誰が行動したのか分からないことがあります。
「誰が」「何をしたか」を明確に書くことで、情報の正確性が上がります。
③ 敬語・表現を統一する
報告書は組織内の公的文書です。
「〜さん」「〜様」などの表現は職場のルールに合わせて統一しましょう。
また、「～しました」「～です」など、文体もできるだけそろえます。
状況に応じた書き分けポイント
日常記録の場合
・できごとを時系列で記録
・変化や気づきを明確にする
例：「午前中は居室で塗り絵を実施。集中して30分ほど取り組む姿が見られた。」
事故・ヒヤリハット報告の場合
・事実を客観的に記述
・対応内容と今後の対策を具体的に書く
例：「11月8日14時ごろ、入浴介助中にBさんが足を滑らせ転倒。すぐに介助し、けがはなし。再発防止のためマットを再配置。」
よくあるNG例と改善例
| NG表現 | 改善表現 |
|---|---|
| 「Aさんは不機嫌だった」 | 「Aさんは声を荒らげ、『嫌だ』と発言した」 |
| 「Bさんが暴れた」 | 「Bさんが机を叩き、職員に対して大きな声を出した」 |
| 「Cさんが普段と違った」 | 「Cさんは午前中ずっと横になり、声かけにも反応が少なかった」 |
「見たこと・聞いたこと」をそのまま書くことが、客観的で信頼される記録になります。
記録・報告書を書くときの心得
- 「自分のため」ではなく「チームのため」に書く
→ 他の職員が読んでも理解できる内容にする。 - 「あとで読んでもわかる」文章にする
→ 時間が経っても状況が再現できる書き方を心がける。 - 「修正されない記録」を目指す
→ 文法や敬語の基本も確認しながら、正確な日本語で記録する。
まとめ｜記録の質は支援の質に直結する
記録や報告書は、単なる「書類」ではなく、利用者の生活を守る大切な情報資源です。
事実を正確に、わかりやすく書くことで、チーム内の連携が深まり、支援の一貫性が保たれます。
「伝わる記録」を積み重ねることが、信頼される職員への第一歩です。
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