ITが苦手な支援員でも大丈夫。現場で明日から使える『超効率』記録術と便利ツール

福祉現場の皆さん、今日もお疲れ様です！

「支援の記録を書くだけで定時が過ぎる」「PCの前に座ると指が止まる」…そんな悩み、ありませんか？ITが苦手でも大丈夫。実は、ちょっとしたコツとツールを知るだけで、記録時間は劇的に減らせます。

現場で明日からすぐに実践できる、「超効率」記録術をまとめました。

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1. なぜ「記録」に時間がかかるのか？3つの落とし穴

「文章力がないから」と思われがちですが、実は原因は別にあります。

• 「思い出す」作業に脳を使っている夕方にまとめて書こうとして、「午前中、何があったっけ？」と記憶を掘り起こす時間がロスを生んでいます。
• 「丁寧すぎる」文章を書こうとしている「〜をされました」「〜のご様子でした」といった丁寧な文末にこだわりすぎていませんか？
• 入力の「物理的スピード」が遅いキーボード入力そのものが負担になっているケースです。

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2. 【明日からできる】爆速で記録を終わらせる3つのコツ

① 「5W1H」の箇条書きで十分

記録は「文学」ではありません。情報を正確に残すことが目的です。

NG例：

今日は天気が良かったので、利用者様と一緒に中庭に出て散歩を楽しみました。笑顔が多く見られ、非常に満足されているご様子でした。

OK例（箇条書き）：

• 14:00 中庭を散歩（15分）
• 表情：終始笑顔、発語あり
• 特記事項：歩行安定、ふらつきなし

② 「PREP法」で結論から書く

介護・福祉の現場で重宝されるのが、結論から書くPREP法です。

1. P（Point）： 結論（何が起きたか）
2. R（Reason）： 理由（なぜそうなったか）
3. E（Example）： 具体例（具体的な様子）
4. P（Point）： まとめ（今後の対応）

③ 「その場メモ」を徹底する

記憶が鮮明なうちに、スマホやメモ帳に「単語」だけでも残しておきましょう。これだけで、デスクに戻った時の「思い出す時間」をゼロにできます。

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3. IT苦手派でも使いこなせる！神ツール3選

難しい設定は不要。今日から使える「便利ツール」を紹介します。

1. 音声入力（スマホ・PC標準機能）

一番のオススメです。キーボードを打つより、話す方が3倍速いと言われています。

• 使い方： iPhoneの「マイクマーク」やGoogleドキュメントの音声入力をオンにするだけ。
• メリット： 独り言をつぶやく感覚で記録が完成します。

2. 単語登録（辞書機能）

よく使うフレーズを2〜3文字の入力で出せるようにします。

読み	変換後のフレーズ
けい	経過観察。特に変化なし。
じょ	自力摂取。全量摂取。
ふく	服薬。介助にて実施。

3. AIチャット（ChatGPTなど）

箇条書きのメモを「正式な報告書」に整えてもらうツールとして使います。

• 指示例： 「以下のメモを、施設記録用の丁寧な文章に直して」
• ※個人名や特定できる情報は入力しないよう注意しましょう！

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4. 記録を時短して「利用者と向き合う時間」を増やそう

記録は大切な仕事ですが、私たちの本来の役割は「目の前の利用者様を支えること」です。

ツールやテクニックを賢く使って、事務作業を「超効率」化しましょう。浮いた30分で、利用者様とゆっくりお茶を飲んだり、早く帰って自分の時間を大切にしたり。そんな働き方を、明日から始めてみませんか？

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まとめ：今日から変えられる3ステップ

1. 文章を飾るのをやめる
2. よく使う言葉を「単語登録」する
3. まずは音声入力で1件書いてみる

小さな工夫の積み重ねが、あなたの現場をぐっと楽にしてくれます！